ทำไมผู้บริหารต้องให้ความสำคัญกับการเลือกซื้อซอฟแวร์ระบบบัญชี

ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน
สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อซอฟท์แวร์ราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด ซอฟท์แวร์ถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน ซอฟท์แวร์ราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อซอฟท์แวร์ราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากัน ต้องพิจารณาในหลายๆ ประเด็น เข่น คุณภาพของซอฟท์แวร์ การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น ประหยัดกำลังคน สนองความต้องการข้อมูลของผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ขณะเดียวกันซอฟท์แวร์ที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมีคุณภาพเสมอไป

ซอฟท์แวร์ไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว
มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้ซอฟท์แวร์แล้วไม่ได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย เพราะซอฟท์แวร์ที่ใช้มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทงด้านไอทีในระยะเริ่มต้นค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อยๆ ผิดกับการลงทุนทางด้านบุคคลากร ช่วงเบื้องต้นค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูงแต่นานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว

จะได้ไม่ต้องซื้อซ้ำ
หลายบริษัทมีประสบการณ์ในการซื้อซอฟท์แวร์ระบบเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหาต้องหาซอฟท์แวร์ใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก

คนทำงานจะได้ไม่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน
มีพนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน เพราะว่าติดปัญหากับซอฟท์แวร์ที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล บางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนรอการเปลี่ยนแปลงภายหลัง นานวันเข้าแก้ปัญหาหนักๆ ไม่ได้ก็ต้องลาออก ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก

การเลือกซื้อซอฟท์แวร์ไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว
จะเห็นว่าซอฟท์แวร์ระบบบัญชีเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน เช่น
* ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย
* ระบบใบขอซื้อ(PR), ใบสั่งซื้อ(PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ
* ระบบลูกหนี้(AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ
* ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี
* ระบบสินค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี
* ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน
* ระบบเช็ค(CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่ายการเงิน

ซอฟท์แวร์ของคุณต้องพร้อมเสมอเพื่อรองรับอนาคต
ซอฟแวร์ที่คุณซื้อต้องสามารถรองรับความต้องการทั้งในวันนี้และอนาคต การทำธุรกิจทาง E-commerce จะต้องใช้ Database ที่มีคุณภาพ Database ที่ดีจะต้องมาจากซอฟท์แวร์ทีมีคุณภาพเท่านั้น

บริษัทที่จำหน่ายซอฟท์แวร์ Modify โปรแกรมให้เข้ากับงานของคุณหรือไม่
มีบริษัทเป็นจำนวนมาก ตอนที่เลือกซื้อซอฟท์แวร์มักจะไม่คำนึงถึงหัวข้อนี้ ต่อมาภายหลังมีความต้องการความสามารถของซอฟท์แวร์เพิ่มขึ้น แต่ซอฟท์แวร์เดิมไม่สามารถรองรับงานได้ จำเป็นต้องเลิกใช้ทำให้ระบบงานหยุดชะงัก ต้องเริ่มต้นงานใหม่อยู่ตลอดเวลา ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ ขอแบ่งประเภทของซอฟท์แวร์ระบบบัญชีไว้ดังนี้
- ซอฟท์แวร์ที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง
ข้อดี - ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ - มีความยืดหยุ่นสูง
ข้อเสีย - ลงทุนสูง - ใช้เวลาในการพัฒนานาน - โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน
- ซอฟท์แวร์สำเร็จรูป (Package)
ข้อดี - สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ - ราคาถูกกว่าพัฒนาซอฟท์แวร์ใช้เองมาก
ข้อเสีย - ไม่มีความยืดหยุ่น - ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า - ซอฟท์แวร์ที่เป็นกึ่ง Package
เป็นการแก้ปัญหาของซอฟท์แวร์ทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีซอฟท์แวร์เป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก

มีการบริการหลังการขายอย่างไรบ้าง
นอกเหนือจากซอฟท์แวร์ที่มีคุณภาพแล้วสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่ง คือ การบริการหลังการขาย การขายซอฟท์แวร์ที่จริงแล้วเป็นการขายบริการมากกว่า ตัวซอฟท์แวร์เหมือนกับนามธรรม รูปธรรมคือซอฟท์แวร์ ต้องสามารถใช้งานได้ ใช้ได้หรือไม่ได้อยู่ที่การบริการเป็นหลัก มีทีมงานไว้คอยบริการลูกค้า ไม่ใช่เมื่อ 10 ปีที่แล้วก็เป็นโปรแกรมบน Dos ขณะนี้ก็เป็นระบบ Dos แถมยังไม่มีการ Upgrade ความสามารถอะไรใหม่ๆ ให้กับลูกค้าเลย ส่วนความมั่นคงขององค์กรที่จำหน่ายซอฟท์แวร์ก็มีความสำคัญไม่น้อย ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าซอฟท์แวร์ที่ท่านเลือกใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ บริษัทฯ ที่จำหน่ายให้กับท่านจะอยู่บริการท่านต่อไปหรือไม่ มีบางบริษัทได้ตัดสินใจจ้างโปรแกรมเมอร์อิสระพัฒนาโปรแกรมให้ใช้ พอพัฒนาจบส่งมอบงานเสร็จ ไม่ทราบว่าคนพัฒนาไปอยู่ที่ไหน ตามตัวมาแก้ปัญหาก็ยาก ค่าจ้างก็สูงมากหรือไม่ก็อาจจะไม่รับทำงานให้เลย ทำให้บริษัทต้องเริ่มต้นใหม่อยู่ตลอด เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย เสียโอกาสทางธุรกิจเป็นจำนวนมาก